Ogłoszenie Konkursu Ofert na wyłonienie sponsora obiektu hali widowiskowo-sportowej Suwałki Arena w Suwałkach

OGŁOSZENIE KONKURSU OFERT
na wyłonienie sponsora tytularnego obiektu hali widowisko-sportowej
Suwałki Arena w Suwałkach

1. Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach ogłasza pisemny nieograniczony konkurs ofert, z możliwością dodatkowych negocjacji, na wyłonienie sponsora tytularnego obiektu hali widowisko-sportowej Suwałki Arena, położonej przy ul. Zarzecze 26 w Suwałkach.
2. Oględziny obiektu mogą być przeprowadzone w terminie wcześniej uzgodnionym z Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Suwałkach pod nr telefonu: 87 566 32 82.
3. Konkurs jest dwuetapowy:
    - etap I- złożenie i otwarcie ofert,
    - etap  II- dodatkowe negocjacje/ew. wybór najkorzystniejszej oferty.
4. Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach zastrzega prawo:
    a) odwołania całości lub II etapu konkursu bez podania przyczyn,
    b) zamknięcia konkursu bez wyboru którejkolwiek z ofert,
    c) rozstrzygnięcia konkursu w razie wpływu tylko jednej oferty,
    d) przeprowadzenia dodatkowej licytacji ustnej  rocznej opłaty brandingowej netto,
    e) podejmowania innych decyzji lub czynności według wyboru Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach.
5. Do konkursu nie mogą przystąpić osoby lub podmioty, które w chwili upływu czasu do złożenia oferty są dłużnikami Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach, Urzędu Miejskiego w Suwałkach lub zalegają z zapłatą
    podatków lub składek ZUS.
6. W razie skorzystania przez Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach z uprawnienia o którym mowa w punkcie 4 lit. a)-b) powyżej, oferentom nie przysługują jakiekolwiek roszczenia wobec Miasta Suwałki/Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach.

A.
ISTOTNE WARUNKI UMOWY BRANDINGOWEJ WYMAGANIA FORMALNO – PRAWNE

1. Przedmiotem umowy jest prawo do nadania oficjalnej nazwy obiektowi hali widowiskowo-sportowej Suwałki Arena w Suwałkach oraz inne związane z tym prawa sponsora tytularnego,
a w szczególności:
    a. prawo do stworzenia oficjalnego logo obiektu,
    b. prawo do oznakowania obiektu poprzez umieszczenie logo/nazwy obiektu nad wejściem/wejściami do obiektu,
    c. prawo do nadania nazwy oficjalnej stronie internetowej obiektu oraz posiadania na niej zakładki na temat sponsora tytularnego i linku do strony internetowej sponsora tytularnego,
    d. prawo do oznakowania oficjalnych dokumentów oraz materiałów promocyjnych obiektu, w tym papieru firmowego i folderów reklamowych,
    e. prawo użytkowania wyznaczonej powierzchni reklamowej obiektu nie przekraczającej 20 m2 powierzchni przeznaczonej na reklamę,
    f. prawo do zorganizowania, po poniesieniu wszelkich niezbędnych kosztów organizacji, w obiekcie 2 wydarzeń rocznie o charakterze promocyjno-marketingowym sponsora tytularnego, w terminie uprzednio uzgodnionym z Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Suwałkach, nie kolidujących z przeznaczeniem obiektu. Niezależnie od prawa sponsora przeprowadzenia tych imprez, Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach deklaruje chęć współpracy ze sponsorem tytularnym przy organizacji innych imprez o innym charakterze, w tym w szczególności o charakterze komercyjnym, nie kolidujących z przeznaczeniem obiektu, po zawarciu stosownej umowy;
    g. prawo wykorzystania wizerunku obiektu do celów marketingowych sponsora tytularnego,
    h. prawo wyświetlania informacji marketingowo-informacyjnych dotyczących sponsora tytularnego na konstrukcji reklamowej - wyświetlaczu elektronicznym przez czas 30 minut dziennie umiejscowionym na terenie obok obiektu,
    i. prawo wyeksponowania nazwy firmy sponsora tytularnego na elewacji budynku.
2. Umowa zostanie zawarta na czas określony 3 lat.
3. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany będzie do udzielenia Miastu Suwałki/Ośrodkowi Sportu i Rekreacji w Suwałkach na czas trwania umowy nieodpłatnej licencji wraz z prawem udzielenia sublicencji do wykorzystywania nazwy oraz logo obiektu w działalności Miasta Suwałki/Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach oraz podmiotów, którym zostanie udzielona sublicencja.
4. Szczegółowe warunki umowy zostaną określone w drodze negocjacji poprzedzających jej zawarcie.
5. Płatność kwoty opłaty brandingowej brutto w czterech ratach, na koniec każdego kwartału danego roku kalendarzowego.
6. Istnieje możliwość przedłużenia umowy na dalszy czas oznaczony ponad czas wskazany w punkcie 2 lit. A, po wcześniejszej renegocjacji warunków umowy.

 B.
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY  I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Pisemne oferty należy składać w języku polskim, w zamkniętych nieprzeźroczystych kopertach z dopiskiem: „Oferta na wyłonienie sponsora tytularnego obiektu hali widowisko-sportowej Suwałki Arena w Suwałkach”:

w terminie do dnia 23 kwietnia 2019r. do godz. 10:00
na adres:
Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach
ul. Wojska Polskiego 2, 16-400 Suwałki,
lub
bezpośrednio pod adresem jw., pokój nr 205 (sekretariat)
(liczy się data i godzina wpływu oferty do siedziby Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach na adres jak wyżej)

2. Pisemna oferta powinna zawierać:
    a. imię i nazwisko, adres i podpis oferenta (lub osoby należycie umocowanej do działania w imieniu oferenta), nr PESEL, NIP lub nazwę firmy przedsiębiorstwa oferenta i adres jego siedziby, jeżeli oferentem jest osoba prawna lub przedsiębiorca, NIP, podpis osoby należycie umocowanej do działania w imieniu oferenta, podmioty podlegające wpisom do rejestrów winny dołączyć aktualny wpis/odpis z właściwego rejestru (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty), dane kontaktowe oferenta (numer telefonu oferenta, opcjonalnie - adres e-mail oferenta);
    b. datę sporządzenia oferty,
    c. oferowaną roczną kwotę opłaty brandingowej brutto,
    d. oświadczenie, że oferent nie jest dłużnikiem Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach oraz Urzędu Miejskiego w Suwałkach,
    e. oświadczenie, że wszelkie dane zawarte w ofercie odpowiadają rzeczywistości i są zgodne z prawdą, oraz, że oferent jest świadomy odpowiedzialności za złożenie oświadczeń niezgodnych z prawdą,
    f. oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia konkursu oraz zawarcia umowy brandingowej i jej wykonywania,
    g. oświadczenie potwierdzające, że oferent będzie związany ofertą przez okres 60 dni od dnia wyłonienia oferenta.
3. Oferty nie spełniające  wymogów wskazanych w punkcie 2 lit. B nie będą rozpatrywane.
4. Oferent może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę wyłącznie przed upływem terminu składania ofert.
5. Jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
6. Do kontaktów z oferentami uprawniony jest Waldemar Borysewicz - Dyrektor Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach, tel. 87 563 18 57 w godz. 8.00 – 15.00.
7. Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach dokona otwarcia ofert w dniu 24 kwietnia 2019 roku o godz. 12:00, w siedzibie Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach, ul. Wojska Polskiego 2,  w gabinecie Dyrektora – pokój nr 207.
8. Zainteresowani oferenci mogą uczestniczyć w części jawnej otwarcia ofert.
9. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane i nie zostaną zwrócone oferentom.

C.
KRYTERIUM WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: Cena roczna opłaty brandingowej brutto - 100%

D.

OCENA OFERT:
1. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego ogłoszenia.
2. Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym ogłoszeniem.
3. Oferta zostanie uznana za nieważną, jeśli:
    a. oferta będzie niekompletna, niezgodna z zapisami niniejszego ogłoszenia lub obarczona błędami,
    b. jej złożenie stanowić będzie czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji lub będzie zawierać nieprawdziwe informacje,
    c. oferta będzie nieważna na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego.
4. W toku badania i oceny ofert Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach może żądać od Oferenta pisemnych wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Oferent będzie zobowiązany do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Ośrodek Sportu i Rekreacji
w Suwałkach. Wyjaśnienia złożone po upływie wyznaczonego terminu nie będą rozpatrywane. Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach nie przewiduje uzupełniania oferty o jakiekolwiek dokumenty po upływie terminu składania ofert.

E.
INFORMACJA O WYNIKU ROZPATRZENIA KONKURSU:

1. Każdy Oferent, który złoży ofertę przed upływem terminu składania ofert zostanie powiadomiony o wyniku postępowania – telefonicznie lub pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub drogą pocztową (listownie) - zgodnie z wyborem Ośrodka Sportu i Rekreacji w Suwałkach.
2. Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród ofert ważnych.
3. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert zawierać będzie tę samą kwotę rocznej opłaty brandingowej brutto, Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach podejmie dodatkowe negocjacje z tymi oferentami, którzy złożyli te oferty.
4. Ośrodek Sportu i Rekreacji w Suwałkach powiadomi Oferenta, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza o terminie i miejscu zawarcia umowy.

Waldemar Borysewicz                     
DYREKTOR                           
OŚRODKA SPORTU I REKREACJI W SUWAŁKACH